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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 20 octobre 2026

Cette page présente la politique de protection des renseignements personnels de Maubius, ainsi que la façon dont notre site Web utilise les témoins (cookies) et les renseignements transmis par le formulaire de demande de démo.

1. Objectif

La présente politique (la « Politique ») énonce les principes généraux relatifs à la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels adoptés par Maubius (l’« Organisation ») conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Elle définit le partage des responsabilités des personnes appelées à mettre en œuvre les principes énoncés dans la Politique.

2. Champ d’application

La Politique s’applique à tous les employés, mandataires et fournisseurs de service de l’Organisation, plus particulièrement à ceux impliqués dans le traitement de renseignements personnels dans le cadre de leur emploi, de leur mandat ou de leur contrat de service.

3. Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent à la Politique.

3.1 Loi : signifie les lois et règlements applicables à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et les lois essentiellement similaires au Canada, ainsi que toute autre loi ou réglementation applicable régissant la collecte, l’utilisation, la communication ou tout autre traitement des Renseignements personnels.

3.2 Incident de confidentialité : signifie l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée par la Loi d’un Renseignement personnel, ainsi que sa perte ou toute autre atteinte à sa protection.

3.3 Préjudice sérieux : signifie un acte ou un évènement susceptible de porter atteinte à la personne concernée ou à ses biens et de nuire à ses intérêts de manière non négligeable. Il peut conduire, par exemple, à un vol d’identité, une fraude, un danger pour la vie ou la sécurité, une atteinte à la réputation ou à l’autonomie, du harcèlement, une perte financière, des conséquences négatives sur un dossier de crédit ou une perte d’emploi.

3.4 Renseignement personnel : signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Cela inclut les renseignements sous toutes leurs formes (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre), y compris le nom, l’âge, les numéros d’identification, l’état civil, les revenus, l’origine ethnique, les données de localisation, les adresses IP, les témoins de connexion, les opinions politiques, les croyances religieuses, les évaluations de rendement, les mesures disciplinaires, les dossiers des employés, les dossiers de crédit, les dossiers médicaux, etc.

Tout renseignement qui concerne l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une organisation, tel que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail est un Renseignement personnel à caractère public.

3.5 Renseignement personnel sensible : signifie tout renseignement qui, par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Par exemple, il pourrait s’agir des renseignements de santé, biométriques, bancaires, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses, etc.

3.6 Responsable de la protection des Renseignements personnels (ci-après, le « Responsable PRP ») : désigne la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’Organisation ou la personne à qui elle a délégué cette fonction par écrit.

4. Principes généraux

4.1 Responsabilité à l’égard de la protection des Renseignements personnels

L’Organisation est responsable de la protection des Renseignements personnels qu’elle collecte, utilise, communique, conserve et détruit dans le cadre de ses activités.

Le Responsable PRP veille à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des Renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la Politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée par les personnes impliquées dans le traitement de ces renseignements.

4.2 Consentement

De façon générale, l’Organisation collecte les Renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la Loi.

Le consentement peut être formulé de façon implicite ou expresse. Lorsqu’une personne décide de fournir ses Renseignements personnels après avoir reçu les informations prévues par la Loi (par exemple, par la politique de confidentialité figurant sur le site Internet de l’Organisation), elle est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux fins qui y sont indiquées.

Le consentement donné par une personne pour l’utilisation et la communication de ses Renseignements personnels doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et pour chacune de ces fins, compréhensible, donné pour une durée limitée et demandé distinctement de toute autre information dans un document écrit.

De façon générale, le consentement de la personne concernée doit être obtenu avant de recueillir ses Renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers, ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, l’Organisation peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la Loi et selon les conditions prévues par celle-ci.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

4.3 Collecte

La collecte est le moment où le Renseignement personnel est recueilli, créé ou inféré. Elle peut s’effectuer par différents moyens auprès de la personne concernée, soit par une demande verbale, par un formulaire papier à remplir ou de manière numérique.

L’Organisation collecte uniquement les Renseignements personnels qui sont nécessaires pour accomplir les fins déterminées avant la collecte en raison d’un intérêt sérieux et légitime.

Dans certaines situations, l’Organisation peut également collecter des Renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si la Loi l’autorise. Elle peut notamment le faire si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Enfin, l’Organisation peut recueillir des Renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à des tiers (par exemple, des fournisseurs de services).

4.4 Accès et utilisation

L’Organisation a mis en place des mesures pour limiter l’accès à un Renseignement personnel seulement aux personnes au sein de l’Organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

L’Organisation veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

L’Organisation peut utiliser les Renseignements personnels d’une personne uniquement pour les raisons fournies lors de la collecte. Dès qu’elle veut utiliser ces renseignements pour une autre fin, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée, et ce, de façon expresse s’il s’agit d’un Renseignement personnel sensible.

L’Organisation peut utiliser les renseignements à des fins secondaires, sans le consentement de la personne concernée, dans les cas suivants, lorsque l’utilisation :

  1. est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
  2. est manifestement au bénéfice de cette personne;
  3. est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
  4. est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée; ou
  5. est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et le renseignement est dépersonnalisé.

4.5 Communication

De façon générale, l’Organisation obtient le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses Renseignements personnels à un tiers, à moins d’une exception indiquée dans la Politique ou autrement prévue par la Loi. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et qu’il s’agit d’un Renseignement personnel sensible, le consentement de la personne concernée est obtenu de façon expresse avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des Renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des Renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

  1. Procureurs de l’Organisation;
  2. Directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
  3. Une personne ou un organisme chargé, en vertu de la loi, de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions, si le renseignement est nécessaire pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable au Québec;
  4. Une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective;
  5. Un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion;
  6. Une personne ou un organisme ayant pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions;*
  7. Une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;*
  8. Une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’Organisation;*
  9. Des fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne (par exemple, des fournisseurs de services infonuagiques).* Dans ce cas, il est nécessaire de conclure un contrat écrit avec le fournisseur, lequel contrat indiquera les éléments suivants :
    • les mesures que le fournisseur doit prendre pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués;
    • les renseignements doivent être utilisés uniquement dans le cadre de l’exécution du contrat;
    • le fournisseur ne peut conserver ces renseignements après l’expiration du contrat;
    • le fournisseur doit aviser le Responsable PRP de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements communiqués;
    • le fournisseur doit permettre au Responsable PRP d’effectuer toute vérification relative aux obligations de confidentialité.
  10. L’autre partie lorsque la communication est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale à laquelle l’Organisation entend être partie, sous réserve de conclure une entente écrite qui prévoit les dispositions prévues par la Loi.*

Avant de communiquer à un tiers un document ou un fichier contenant des Renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, le Responsable PRP est consulté afin de s’assurer que la communication sera effectuée conformément à la Loi. Le Responsable PRP inscrit dans un registre ou autre endroit approprié les communications effectuées en vertu des paragraphes marqués d’un astérisque.

Il est possible que les Renseignements personnels détenus par l’Organisation doivent être communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lors du recours à des fournisseurs de services infonuagiques hébergés hors Québec. Dans ce cas, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ci-après « EFVP ») devra être effectuée pour s’assurer de la protection adéquate des Renseignements personnels dans la juridiction concernée. La communication devra également faire l’objet d’une entente écrite avec le tiers qui tient compte notamment des résultats de l’EFVP et, le cas échéant, des modalités convenues dans le but d’atténuer les risques identifiés.

4.6 Conservation

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la Loi ou la réglementation applicable, l’Organisation conserve les Renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, selon son calendrier de conservation des documents.

Les Renseignements personnels sont conservés dans les endroits suivants, selon leur nature et leur support :

  1. Support papier : dans des classeurs fermés à clé, accessibles seulement aux personnes autorisées;
  2. Support numérique : dans des solutions infonuagiques dont l’accès est protégé par un mot de passe robuste et un double facteur d’authentification lorsque disponible.

4.7 Destruction

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires, l’Organisation s’assure de les détruire ou de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, et ce, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les Renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction est réalisée de façon sécuritaire et de manière à ce que les Renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués. La procédure de destruction des Renseignements personnels s’établit comme suit :

  1. Support papier : ils doivent être totalement déchiquetés;
  2. Support numérique : ils doivent être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des solutions infonuagiques.

La Politique peut être complétée par toute procédure adoptée par l’Organisation concernant la conservation et la destruction de Renseignements personnels, le cas échéant.

4.8 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

L’EFVP est une démarche préventive requise par la Loi visant à protéger les Renseignements personnels et à respecter la vie privée des individus. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des personnes concernées.

L’Organisation procède à une EFVP de tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information (par exemple, l’implantation d’un nouveau CRM ou d’un système informatisé de gestion des ressources humaines) ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de Renseignements personnels.

Elle procède également à une EFVP avant de communiquer un Renseignement personnel à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sans le consentement des personnes concernées, ou avant de communiquer un Renseignement personnel à l’extérieur du Québec.

4.9 Protection du caractère confidentiel des Renseignements personnels

L’Organisation met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des Renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité doivent être raisonnables compte tenu de la sensibilité, de la finalité, de la quantité, de la répartition et du support des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un Renseignement personnel sensible fera l’objet de mesures de sécurité plus importantes et sera mieux protégé.

L’Organisation applique des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles, décrites dans son programme de sécurité.

Les employés reçoivent une formation régulière sur la Politique ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée. Cela inclut également la sensibilisation aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.

4.10 Gestion des demandes et des plaintes

Toute personne dont les Renseignements personnels sont collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits par l’Organisation possède des droits à l’égard de ceux-ci et doit pouvoir les exercer librement.

L’Organisation reçoit, analyse et répond à toute demande (ex. accès, rectification, retrait du consentement à l’utilisation et/ou à la communication d’un Renseignement personnel) ainsi qu’à toute plainte formulée par une personne concernée ou autorisée en vertu de la Loi.

Toutes les demandes et les plaintes doivent être acheminées au Responsable PRP (voir la section « Nous joindre ») et sont traitées conformément à la Procédure de traitement des demandes et des plaintes relatives aux renseignements personnels.

4.11 Gestion des incidents de confidentialité

Lorsque l’Organisation a des motifs raisonnables de croire qu’un Incident de confidentialité s’est produit, elle prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Si l’Incident de confidentialité présente un risque de Préjudice sérieux, l’Organisation avise, avec diligence et par écrit, la Commission d’accès à l’information (« CAI ») ainsi que toute personne dont un Renseignement personnel est concerné.

Tout signalement d’un Incident de confidentialité doit être acheminé au Responsable PRP et est traité conformément à la Procédure de gestion d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Employés, mandataires et fournisseurs de services

  1. Préserver la confidentialité des Renseignements personnels : toutes ces personnes doivent traiter les Renseignements personnels qu’elles obtiennent ou auxquels elles ont accès dans le cadre de leur emploi, de leur mandat ou de leur contrat, de façon sécuritaire et responsable, et veiller à en conserver la confidentialité en tout temps. Cela inclut :
    • recueillir uniquement les Renseignements personnels dont on a besoin pour l’exécution d’un emploi, d’un mandat ou d’un contrat;
    • toujours s’assurer d’avoir obtenu un consentement éclairé de la personne auprès de qui les Renseignements personnels sont collectés;
    • ne pas divulguer à toute personne non autorisée les Renseignements personnels appartenant à la clientèle, aux employés ou à toute autre personne qui transige avec l’Organisation;
    • ne pas faire usage de tels Renseignements personnels à son avantage ou au profit d’un tiers ou de toute autre personne, directement, indirectement, par personne interposée ou autrement;
    • conserver les Renseignements personnels de façon à ce qu’ils ne puissent pas être accessibles à des personnes non autorisées, le tout conformément à la Politique;
    • disposer de tout papier rebut contenant des Renseignements personnels par déchiquetage et de tout fichier informatique par destruction numérique et effacement physique, conformément à la Politique;
    • remettre, à la fin de son emploi, de son mandat ou de son contrat, toute copie en sa possession, sous quelque forme que ce soit, des Renseignements personnels, sous réserve des règles de conservation de documents applicables, et maintenir son obligation de confidentialité à leur égard, conformément à la Politique.
  2. Signaler tout Incident de confidentialité : tout Incident de confidentialité survenu dans le cadre de son emploi, d’un mandat ou d’un contrat de service doit être signalé immédiatement, quelle que soit son importance, son ampleur ou sa gravité, conformément à la procédure de gestion des incidents de confidentialité.
  3. Acheminer sur réception au Responsable PRP les demandes et les plaintes relatives aux Renseignements personnels, conformément à la procédure de demande d’accès aux Renseignements personnels et de traitement des plaintes.

5.2 Responsable PRP

  1. Assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi au sein de l’Organisation;
  2. Approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des Renseignements personnels que l’Organisation doit établir et mettre en œuvre pour assurer la protection de ces renseignements;
  3. Prescrire des mesures de sécurité des Renseignements personnels pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des Renseignements personnels;
  4. Recevoir, analyser et répondre aux demandes et plaintes relatives aux Renseignements personnels, et prêter assistance aux demandeurs au besoin;
  5. Gérer les Incidents de confidentialité;
  6. Veiller à la sensibilisation et à la formation des employés sur les obligations et les pratiques en matière de protection des Renseignements personnels.

6. Renseignements recueillis par notre site Web

Formulaire de demande de démo. Lorsque vous demandez une démo, nous recueillons votre nom, le nom de votre concession, votre poste, votre numéro de téléphone mobile, votre adresse courriel, le format de rencontre souhaité et vos disponibilités. Ces renseignements servent uniquement à planifier et à tenir la démo demandée, puis à assurer le suivi de votre demande. Ils sont transmis par courriel à l’équipe de Maubius. Les champs obligatoires sont le nom, le nom de la concession et le courriel.

Témoins (cookies) et technologies de suivi. Notre site utilise des témoins et des technologies semblables. Certaines de ces technologies permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage. Ces fonctions sont désactivées par défaut : elles ne sont activées que si vous les acceptez dans la bannière de consentement affichée lors de votre première visite. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement en tout temps avec le lien « Gérer les témoins », au bas de chaque page.

Google et Meta peuvent traiter ces renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis.

7. Responsable de la Politique

Le Responsable PRP est responsable de l’application, de la révision et de la mise à jour de la Politique.

8. Nous joindre

Pour toute question sur la Politique, pour exercer vos droits d’accès et de rectification, pour retirer votre consentement ou pour formuler une plainte, communiquez avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de Maubius :